牛津中国学联

一、政策适用范围与目标读者

本政策适用于牛津中国学生学者联谊会全体执委。

二、政策目的

本政策旨在规范学联的经费报销流程，确保经费使用的透明、高效及合规，避免不必要的支出，确保各项活动得到充足的资金支持，并提升学联财务管理的规范性和可追溯性。

三、报销流程

1. 提交预算审核：所有需要经费支持的活动或项目，必须在开展前及时与主席团和财务部沟通（例如通过微信）。
2. 预算审核通过：预算审核通过后，将为该活动或项目创建、激活并分配一个活动项目编号。
3. 活动项目编号：该项目编号需要在报销申请表中填写，包含一个指定的预算金额（即批准的金额），一个项目编号可以接受多个报销申请(例如，多个执委在同一个活动上有支出)，只要预算余额未用完即可。
4. 活动执行：只有在预算审核通过并生成项目编号后，方可开展活动或项目。
5. 票据保存：所有支出必须保留相应的发票和转账记录，并确保票据的真实性和完整性。
6. 申请报销：活动结束后，申请人可提交报销申请。报销申请必须包含所有相关的票据和支出记录。
7. 报销审核：报销申请提交后，将进行审核。审核通过后，方可进行报销。
8. 报销渠道：所有报销申请必须通过本平台的报销系统进行。申请人需在系统中填写所有必要的信息，并上传相关票据和文件。

四、报销金额

报销金额将依据审核通过的预算上限和实际支出进行核定，具体情况如下：

• 例1：预算800 GBP，实际花费600 GBP，报销金额为600 GBP。
• 例2：预算800 GBP，实际花费800 GBP，报销金额为800 GBP。
• 例3：预算800 GBP，实际花费1000 GBP，报销金额为800 GBP。

五、预算审核标准

预算审核的通过及具体批准额度将基于以下两方面的评审标准:

• 活动重要性：由主席评估该活动在学联建设战略中的重要性。
• 财务健康度：由财务部确认学联整体资金流的健康状况。

六、活动开销控制

1. 合理支出：严格控制活动开销，确保每笔支出合理、恰当，以最大化支持各部门活动的资金需求。
2. 流程规范：严格遵循“先提交预算，后申请报销”的流程，确保每笔开销心中有数，减少不必要的支出。
3. 避免大件物品采购：应避免购买体积大且不必要的物品，以减少运输和储存成本。

七、经费拨付

1. 支付时间：报销申请后，七日内完成审批及付款。
2. 支付方式：银行转账。

八、创收计算

1. 创收计算的定义

   创收是指通过拉投资等方式为学联活动或项目筹集的资金。这些资金将用于支持学联的各项活动，并计入相关部门的创收记录中。

2. 创收部门的职责

   每个执委部门都需积极参与创收活动，寻找潜在的赞助商和合作伙伴，以增加学联的资金来源。创收成果将作为部门绩效考核的重要指标之一。

3. 创收资金的归属与使用

   所有创收资金均需转账至学联账号，并由财务部统一管理。创收资金将优先用于支持相关部门提出的预算申请，同时也可用于学联的其他重要活动和项目。

4. 创收报告

   每学期，各部门需向财务部提交创收报告，详细说明创收金额、来源、用途及相关票据。 财务部将对创收报告进行审核，并在季度财务报告中列出各部门的创收情况。

5. 创收激励措施

   对于在创收方面表现突出的部门和个人，学联将提高报销额度，具体数额由主席团商议决定。

6. 创收纠纷处理升级流程

   如有创收资金归属或使用方面的争议，相关部门需及时向财务部报告。财务部将组织相关人员进行调解和处理，严重问题将提交至主席团, 确保争议尽快解决，保障学联活动的顺利进行。

九、财务部服务水平协议

请参考此服务水平协议链接以获取完整的《服务水平协议》。

修订历史记录

• 当前版本：2024年9月1日（第一版）

附件 - 报销流程图